仕事の時間を見積もれない3つの原因と実践的な対策-HSP(繊細さん)に向けて-

こんな悩みを解決します。

この記事を読めば、仕事の時間を正しく見積もれない原因と今すぐできる対策がわかります

HSPとは「Highly Sensitive Person」の略語で「感受性が強く敏感な気質の人」という意味を持ち、生まれながらの先天的な気質といわれています。

HSPには以下のような特徴があり、社会に出て生きづらいと感じる人が多い気質と私は考えています。

• 外部からの刺激に敏感
• 物事を深く考える
• マルチタスクが苦手
• 周りの人の機嫌が悪いと気疲れする

HSPさんはマルチタスクが苦手であったり、周りの人の機嫌を察知して行動してしまうがゆえに、仕事での悩みが多いですよね。こうした悩みは、HSPさんに特有な原因を理解し対策を打たないと解決は難しいです。

結論：仕事の時間を見積もれるようになる実践的な対策

先に結論をお伝えします。下記4つが対策となります。

• 見積もり時間を想定の2倍にする
• 社内の予定表ツールで時間割をいれる
• 相談のタイミングは仕事の進捗でなく時間で決める
• 上司への相談方法を工夫する

仕事の時間が見積もれない原因

原因は3つです。

1. 最短時間で見積もっている
2. 必要な時間を見える化していない
3. 途中経過の相談が苦手

では解説していきます。

原因①　最短時間で見積もっている

特にHSPさんはとても真面目であるという特質を持っているので「仕事は納期通りやらなければならないという呪い」にかかっています。そのため、振られた仕事の必要時間を聞かれたときに最短時間で答えてしまいます。

仕事を終わらせるのに必要な時間は、見積もりに対してほぼ100%超過します。それは、急な仕事をお願いされたり、メールや電話、上司からの雑談やお説教、想定外のことが当たり前に起こるからです。

よって「見積もり時間を想定よりも長くとること」「時間内に終わらない仕事もあること」を理解することが重要になります。

原因②　必要な時間を見える化していない

仕事のやることリスト(To Doリスト)を作るだけで終わっていないでしょうか？やるべきことを羅列しただけでは、納期内に終わらせられるか見積もれません。

特に、HSPさんは仕事量が増えてきた場合、情報量が多すぎてパンクしがちです。

そのため自分が持っている仕事について「時間に注目した整理をする」必要があります。

原因③　途中経過の相談が苦手

HSPさんは「完璧主義」「相手の顔色をうかがってしまう」「怒られるされるのが苦手」といった特徴があるため、仕事の途中で上司に相談に行くのが苦手だと思います。

「仕事が10割終わっていなくて6割方出来たら相談しましょう」など、ビジネス書でも途中経過の重要性が書かれています。既に実践しているけれどうまくいかない、という方も多いのではないでしょうか。私もその一人でした。

他の雑用で時間が押してしまって、相談できるレベルに仕事が仕上がっていないから相談にいけない。ようやく一つの仕事が相談できるような状態になったけれど、他の仕事が手つかず。しかも相談に行った内容は瞬殺され、終了。。。そんなことはありませんでしたか？

そこで、途中経過を相談するタイミングを見直す必要があります。

仕事の時間を正しく見積もるための実践的な対策

解決策は4つです。

1. 見積もり時間を想定の2倍にする
2. 社内の予定表ツールで時間割を入れる
3. 相談のタイミングは仕事の進捗でなく時間で決める
4. 上司への相談方法を工夫する

それぞれ解説していきます。

解決策①　見積もり時間を想定の2倍にする

仕事の必要時間を聞かれたとき、勇気を出して見積もり時間の2倍を言ってみましょう。

心配しなくて大丈夫です、2倍にしても時間通り終わりません。仕事は、人が思っているよりも進まないものです。私も含め、あなたは真面目過ぎるのだと思います。

本当は3倍くらいの方が適正だと思っていますが、なかなか急には言いづらいので2倍にしています。

長めの見積もりに対して抵抗がある方もいらっしゃるかもしれません。ですが、基本的に長めに見積もって困ることはほとんどありません。逆に短めに見積もると、終わらなくて上司も自分も困る、時間が短いのでテンパるなど、デメリットが多いです。

長めに見積もりを繰り返していると、そういうタイプだと認識されるので大丈夫。もしも、「そんなにかかるの！？」と言われるようなことがあれば、「いつも想定より遅くなってしまうので、長めに見積もっています」と言えば文句は言われないでしょう。

解決策②　社内の予定表ツールで時間割をいれる

社内スケジュールソフトに入れる、あるいはエクセルで1日を4分割(午前前半/後半、午後前半/後半)にしてやるべきことを割り当てましょう。

todoリストをスケジュールに割り当ててみると、意外と一日で終わる仕事が少ないなぁと感じると思います。これが現実にこなせる仕事量です。

きちんと仕事に必要な時間を見える化しないと、納期内に絶対に終わらせるという呪いの元に、不可能なスケジュールを頭の中で作ってしまいます。

ここでの注意点は2点です。

• スケジュールには大まかな業務内容を書く
• 時間は長めにとる

予定は変わります。あまり細かく書いてしまうと、書く手間・修正する手間が増え、スケジュールを作ることが仕事になってしまいます。

特に、他の社員と共有できるスケジュールアプリを使う場合は時間を長めにとっておきましょう。スケジュールが空いていると暇なのかな？と新たな仕事が回ってきやすくなります。

解決策③　相談のタイミングは仕事の進捗でなく時間で決める

仕事の出来で相談に行くか判断するのは危険です。朝いち、昼前、定時前など時間で区切って相談に行きましょう。

なぜなら、ちゃんと仕事が6割できていれば、残りの4割は短時間でできるからです。逆に、ある程度の時間をかけても相談できるレベルに仕上がっていないということは、進める上で悩みを抱えている証拠です。

とはいえ、途中経過を相談しづらいのは「相手の顔色を窺ってしまう」「怒られるのが苦手」というところが主因だったりします。少なくとも私はそうでした。

そこで次に、いかに傷口少なく相談するかのテクニックをご紹介します。

解決策④　上司への相談方法を工夫する

廊下を歩いているときに立ち話する

立ち話はかなりおすすめです。

なぜなら、リラックスしているときが多いからです。パソコンに向かっているときは仕事をしています。歩いているときは、運動中とも言えるでしょう。

上司が歩いていたらチャンスタイムだと思ってください。

もしも、次の会議に向かっているなど時間がないときは、目的地に歩きながら相談するのもよいです。

席に戻ってきた直後を狙う

会議やトイレから帰ってきたタイミングもねらい目です。

机に戻った直後は、仕事の集中モードに入っていません。相手の集中の邪魔をすることがないので迷惑も少ないでしょう。

ただし、戻ってきたときに相談しようという人は多いので、早めに声をかけることが重要です。

言われそうな小言は先に言う

仕事が進んでいない、同じことをまた相談したい。そんな時はきっと「なんでそんな進んでないんだ！？」「さっき言ったことでしょ！？」と小言を言われるかもしれません。

そんな時は、こちらから先に「〇〇があって進んでないんですけど」「何回も聞いて申し訳ないですが」と言ってしまいましょう。

先に言ってしまえば上司は同じ指摘をしずらいので、本題の相談に早く移ることができます。

まとめ：仕事の時間を見積もれない3つの原因と実践的な対策

ではおさらいです。

仕事の時間を見積もれない 原因は3つです。

1. 最短時間で見積もっている
2. 必要な時間を見える化していない
3. 途中経過の相談が苦手

下記4つが対策となります。

1. 見積もり時間を想定の2倍にする
2. 社内の予定表ツールで時間割を入れる
3. 相談のタイミングは仕事の進捗でなく時間で決める
4. 上司への相談方法を工夫する